Voorwaarden & Policies

Laatst aangepast op 30/06/2020

Privacy & Cookie Policy

Algemeen

Wij verwerken enkel e-mail adressen van personen die ons contacteren per mail of via een formulier op de site. Deze adressen gebruiken we om de geïnteresseerde verder te contacteren of op de hoogte te houden van onze diensten. We verwerken ook data die zegt welke webpagina's worden bezocht op onze site (analytics). Deze data gebruiken we om onze website te verbeteren en de kwaliteit van onze diensten.
We delen nooit uw gegevens met andere partijen of gebruiken uw gegevens voor commerciële doeleinden. Tenzij u nadrukkelijk uw toestemming gaf in het formulier of we gevraagd worden door u om data te delen.


Het verwerken van gegevens

Wanneer u zich aanmeldt bij HEVEN, vragen we gegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, mailadres, omschrijving bedrijfsactiviteiten en telefoonnummer. Deze gegevens gebruiken we om enkel om u te contacteren, op de hoogte te houden, om u toegang te verlenen tot onze diensten (Baseven - Onze klantenruimte), voor facturatie en administratieve doeleinden, om onze diensten te verbeteren door feedback te vragen.


Cookies

Een cookie is een kleine hoeveelheid data, bevat vaak een anonieme identificatiecode, die opgeslagen wordt op de gebruiker zijn computer. Heven gebruikt geen permanente cookies. Er wordt dus geen data langer dan de huidige sessie bewaard op je computer. Door cookies is het mogelijk om u in te loggen en even aangemeld te blijven. Maar na verloop van tijd zal u zich toch opnieuw moeten inloggen, om zeker te zijn dat niemand anders toegang heeft tot u Baseven account.


Data opslag & uw rechten

HEVEN maakt gebruik van toepassing/apps van derde partijen en hosting partners. Deze voorzien ons van de nodige hardware, software, netwerken, en opslag. HEVEN is eigenaar van alle code, databases, apps en toepassingen die wij ontwikkelen. De data die u als bedrijf invoert in deze systemen, blijft uiteraard steeds uw data. U heeft dan ook het recht op inzage, u kan deze data aanpassen of volledig laten verwijderen.


Veranderingen

Heven behoudt zicht het recht deze privacy policy te updaten. Indien er zich significante veranderingen voordoen, brengen wij steeds cliënten tijdig op de hoogte.


Vragen

Alle vragen met betrekking tot deze Privacy Policy mogen gericht worden naar privacy@heven.be.

Algemene voorwaarden

1. Algemeen

Heven werkt meer verheven als er een sterke samenwerking en contact is met jullie als klant. Er is veel mogelijk en trajecten kunnen zeer ver gaan. We houden steeds rekening met jou als onderneming/organisatie en de mogelijkheden die voor handen zijn. We vragen dan ook om duidelijk verwachtingen te communiceren en betrokken op te volgen.

2. Betaalvoorwaarden

Na goedkeuring van het projectvoorstel wordt de factuur gemaild naar de afgesproken contactpersoon. Op vraag kan de factuur ook telkens worden opgestuurd per post. De betaling dient te gebeuren binnen de 14 dagen na ontvangst van de factuur. Betalen kan via overschrijving of online met de betaaldienst Mollie.com (voorkeur door te geven). Op vraag is het mogelijk andere betaal- voorwaarden te hanteren, zoals een langere termijn voor betaling of werken met een voorschot. Contacteer ons hiervoor via admin@heven.be.

3. Toelichting tarieven

Het is mogelijk om telkens op maandbasis te betalen, per kwartaal of per jaar. De gehanteerde prijzen zijn steeds exclusief btw en verplaatsings- kosten (=0,25€/km, uitvalsbasis Gent). Let op enkel bij een Full Heven is verplaatsingstijd inbegrepen. Indien bij een andere formule een verplaatsing moet gebeuren wordt er een forfait aangerekend (€25) voor de verplaatsingstijd, bovenop de km-kosten. Naast vaste prijzen (vooronderzoek) en uur/pakketprijzen (Tiny Heven), kiezen wij ervoor om in hoofdzaak te werken met maandprijzen. Dit sluit nauw aan bij onze projectmatige aanpak. Het laat een goede planning en afbakening toe, zodat steeds een Heven teamlid beschikbaar is. Aan het einde van iedere maand kan worden herbekeken of men kiest voor een Little of Full Heven formule. De Little Heven formule bevat 2 dagen per maand, bij een Full Heven telt het 4 dagen per maand. Een volledige dag telt 7,5 uur, een halve dag 3,75 uur. Na afronding van een GDPR- & Database-traject bij Heven is het mogelijk om te kiezen voor een abonnement. Een Little Heven Abonnement telt 1 dag na-service per maand, een Full Heven Abonnement heeft 2 dagen per maand. Hiernaast kan je kiezen om ook het DPO/GDPR abonnement toe te voegen. Daarbij wordt een extra halve dag per maand volledig toegewijd aan GDPR compliancy (het dataregister updaten, monitoring, reageren op vragen van subjecten over hun rechten, opvolging beleid, ...).

4. Jaarbijdrage

Met een membership en/of abonnement bij Heven zit je onderneming of organisatie goed. Je blijft nooit stilstaan en werkt steeds up to date. Als Heven Member krijg je en behoud je de toegang tot de beveiligde online tools, de clientbase (Baseven) en de Kennishaven. Je krijg periodiek advies (tweemaandelijks) met ook tips, weetjes, ... rond alles GDPR en ICT. We volgen de toepassing van de wetgeving verder op, we monitoren je oplossingen uit het ecosysteem en geven een seintje als er belangrijke veranderingen of updates zijn. Een Membership heb je vanaf €330 per jaar (zonder beheer, €660 met beheer). Heb je uitgebreidere vragen, taken of wil je een natraject, dan kan dat met de Little en Full Heven abonnementen vanaf €3300 per jaar. Deze twee abonnementen zijn enkel toegankelijk na het succesvol afronden van een GDPR- & Database-traject bij Heven.

5. Vertrouwelijkheid, integriteit & beveiliging

Heven gaat zorgvuldig om met informatie en persoonsgegevens van diens klanten en behandelt deze vertrouwelijk. Wij zorgen uiteraard voor passende beveiliging van deze data. Wij werken met veilige online tools, waartoe onze klanten toegang krijgen als Heven Member (€30/m). We stellen ook een DPA (of verwerkersovereenkomst) op, in lijn met GDPR vereisten.

6. Verantwoordelijkheid

Een puntje om even bij stil te staan. Indien de GDPR niet wordt nageleefd, zijn niet wij - Heven - maar is de onderneming/organisatie zelf volledig aansprakelijk als verwerkersverantwoordelijke. Het blijf jullie zelf die instaan voor de acties en verwerking die worden ondernomen met persoonsgegevens. Het is de eigen verantwoordelijkheid om het interne (privacy)beleid na te leven. Wel is het mogelijk om na het afronden van een GDPR-Traject bij Heven, Heven in te schakelen als DPO (data protection officer of functionaris gegevensbescherming). Zo ben je zeker dat de rol wordt uitgeoefend door een objectief en extern persoon met kennis en ervaring. Als DPO nemen we een adviserende en toezichthoudende rol op zich ons, zodat je compliant blijft werken en alles verder wordt opgevolgd. Na afronding van een GDPR-traject kan de rol van DPO ook worden overgedragen aan een intern persoon/werknemer, die hiervoor een korte opleiding ontvangt (*optioneel). Deze persoon hoeft niet over technische kennis te beschikken en kan de rol via onze tool uitvoeren in combinatie met het eigen werk.

7. Einde van de samenwerking

Indien wordt gekozen voor de Tiny Heven pakketten, dan stopt het traject na afronding van de ingeplande taken of wanneer het pakket op is (per 6 uur). Een pakket is een jaar geldig vanaf de aankoop. Indien wordt gekozen voor een Little of Full Heven dan blijft de formule maandelijks lopen (tenzij men meteen voor een jaar betaalt). Het is mogelijk om de formule te herbekijken, stop te zetten of te pauzeren; mits men dit minstens één maand op voorhand laat weten (je laat bijv. in januari weten dat je in maart wil pauzeren of terugschakelen). Een wijziging doorgeven kan per mail gericht aan admin@heven.be of is te bespreken met de project manager (Margot Gommers - 0485/034892). Indien het uitvoeren deels werd belemmerd (vakantieperiode of te druk), kan éénmalig de resterende dagen/uren worden overgedragen naar de volgende maand. Het is niet mogelijk om meer dan twee maanden op te sparen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt overeengekomen.

Vragen

Alle vragen met betrekking tot onze algemene voorwaarden mogen gericht worden naar admin@heven.be.